【Excel】エクセル 応用編 ドロップダウンリストを作成・エントリーの追加・アイテムの追加・絞り込み

 

 

ユーザーが独自の値を入力するのではなく、リストから項目を

選択するようにしたい場合Excelのドロップダウンリストが役立ちます。

 

 

 

「ドロップダウンリスト」とは??

 

Webサイトの会員登録フォームなどで、選択式のメニュー、以下のようなものを見かけます。

 

これは「プルダウンメニュー」や「ドロップダウンリスト」と呼びます。

Excelでも作成でき、役職名や部署名など、いくつかの決まった項目からデータを入力したいときに、タイトル上にマウスカーソルをあわせてボタンをクリックすることで、画面上の上から下へ引き出されるように選択項目の一覧が表示されすばやく正確に入力できて便利。

 

プルダウンメニューを作成するメリットは、

  • 入力の間違いが起きなくなる(半角、全角、スペースの統一)
  • 入力するキーワードを覚えておく必要がなくなる
  • 統一した書式で入力できる

 

 

ドロップダウンリストを作成する

Excelでドロップダウンリストを作成するには、次の手順を実行します。

1. 2番目のシートで、ドロップダウンリストに表示するアイテムを入力します。

アイテム

注:ユーザーにSheet2のアイテムにアクセスさせたくない場合は、Sheet2を非表示にできます。これを実現するには、Sheet2のシートタブを右クリックし、[非表示]をクリックします。

2.最初のシートで、セルB1を選択します。

セルを選択

3. [データ]タブの[データツール]グループで、[データ検証]をクリックします。

データ検証をクリックします [データ検証]ダイアログボックスが表示されます。

4. [許可]ボックスで、[リスト]をクリックします。

5. [ソース]ボックスをクリックし、Sheet2の範囲A1:A3を選択します。

検証基準

6. [OK]をクリックします。

結果:

Excelのドロップダウンリスト

注:ドロップダウンリストをコピー/貼り付けるには、ドロップダウンリストでセルを選択し、Ctrl + cを押し、別のセルを選択してCtrl + vを押します。

7.範囲参照を使用する代わりに、[ソース]ボックスにアイテムを直接入力することもできます。

シンプルなドロップダウンリスト

注:これにより、ドロップダウンリストで大文字と小文字が区別されます。たとえば、ユーザーがyesと入力すると、エラーアラートが表示されます。

 

 

 

他のエントリを許可する

Excelで他のエントリを許可するドロップダウンリストを作成することもできます。

1.最初に、リストにない値を入力すると、Excelはエラーアラートを表示します。

エラーアラート

他のエントリを許可するには、次の手順を実行します。

2. [データ]タブの[データツール]グループで、[データ検証]をクリックします。

データ検証をクリックします [データ検証]ダイアログボックスが表示されます。

3. [エラーアラート]タブで、[無効なデータが入力された後にエラーアラートを表示する]のチェックを外します。

他のエントリを許可する

4. [OK]をクリックします。

5.リストにない値を入力できるようになりました。

手動入力

 

 

 

 

アイテムの追加/削除

[データ検証]ダイアログボックスを開いて範囲参照を変更せずに、Excelのドロップダウンリストから項目を追加または削除できます。これにより時間を節約できます。

1.アイテムをドロップダウンリストに追加するには、アイテムに移動してアイテムを選択します。

アイテムを選択

2.右クリックして、[挿入]をクリックします。

挿入をクリック

3. [セルを下に移動]を選択し、[OK]をクリックします。

セルを下に移動

結果:

新しい範囲参照

注:Excelは、範囲参照をSheet2!$ A $ 1:$ A $ 3からSheet2!$ A $ 1:$ A $ 4に自動的に変更しました。これを確認するには、[データ検証]ダイアログボックスを開きます。

4.新しいアイテムを入力します。

新しいアイテムを入力

結果:

更新されたドロップダウンリスト

5.ドロップダウンリストから項目を削除するには、手順2で[削除]をクリックし、[セルを上にシフト]を選択して[OK]をクリックします。

動的なドロップダウンリスト

リストの最後に項目を追加すると、ドロップダウンリストを自動的に更新する式を使用することもできます。

1.最初のシートで、セルB1を選択します。

セルを選択

2. [データ]タブの[データツール]グループで、[データ検証]をクリックします。

データ検証をクリックします [データ検証]ダイアログボックスが表示されます。

3. [許可]ボックスで、[リスト]をクリックします。

4. [ソース]ボックスをクリックし、式を入力します:= OFFSET(Sheet2!$ A $ 1,0,0、COUNTA(Sheet2!$ A:$ A)、1)

オフセット機能

説明:OFFSET関数は5つの引数を取ります。参照:Sheet2!$ A $ 1、オフセットする行:0、列をオフセットする:0、高さ:COUNTA(Sheet2!$ A:$ A)および幅:1。COUNTA(Sheet2!$ A:$ A)は数を数えます空ではないSheet2の列Aの値。Sheet2のリストにアイテムを追加すると、COUNTA(Sheet2!$ A:$ A)が増加します。その結果、OFFSET関数によって返される範囲が拡大し、ドロップダウンリストが更新されます。

5. [OK]をクリックします。

6. 2番目のシートで、リストの最後に新しいアイテムを追加するだけです。

新しいアイテムを追加

結果:

動的なドロップダウンリスト

 

 

 

 

ドロップダウンリストを削除する

Excelでドロップダウンリストを削除するには、次の手順を実行します。

1.ドロップダウンリストでセルを選択します。

ドロップダウンリストでセルを選択

2. [データ]タブの[データツール]グループで、[データ検証]をクリックします。

データ検証をクリックします [データ検証]ダイアログボックスが表示されます。

3. [すべてクリア]をクリックします。

[すべてクリア]をクリックします

注:同じ設定の他のすべてのドロップダウンリストを削除するには、[すべてをクリア]をクリックする前に、[これらの変更を同じ設定の他のすべてのセルに適用する]をオンにします。

4. [OK]をクリックします。

 

 

 

依存ドロップダウンリスト

Excelのドロップダウンリストについてさらに詳しく知りたいですか?依存ドロップダウンリストを作成する方法を学びます。

1.たとえば、ユーザーが最初のドロップダウンリストからピザを選択した場合。

最初のドロップダウンリスト

2. 2番目のドロップダウンリストには、ピザのアイテムが含まれています。

2番目のドロップダウンリスト

3.ただし、ユーザーが最初のドロップダウンリストから中国語を選択した場合、2番目のドロップダウンリストには中華料理が含まれます。

Excelの依存ドロップダウンリスト

 

 

 

 

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